Как осуществляется инкассация денег

Для чего нужна инкассация

Инкассация — это, простыми словами, охраняемая транспортировка наличных денег. Работа инкассаторов очень схожа с курьерской, но более опасна и ответственна. Поэтому для инкассации назначается группа охранников из двух человек или более, имеющих хорошую физическую подготовку и вооруженных огнестрельным оружием.

Как проводится инкассация:

• В заранее оговоренное число и к указанному времени инкассаторская машина подъезжает к учреждению, заказавшему услугу.
• Инкассаторы заходят в кассу, принимают под подпись сумки с деньгами и сопроводительную документацию, после чего увозят наличные в банк. Сумки должны быть опечатаны кассиром.
• Сотрудники банка пересчитывают доставленные деньги и проверяют подлинность купюр. Если сумма соответствует указанной в сопроводительной документации, отсутствуют поддельные банкноты — она зачисляется на счет организации.

Своевременное проведение инкассации важно по ряду причин:

• хранение больших сумм наличными деньгами сопряжено с опасностью хищения;
• деньги, хранящиеся на расчетном счете, проще учитывать в плане прихода и расхода;
• количество наличных денег, хранящихся в организациях, не должно превышать установленного лимита;
• при хранении финансов на расчетном счете проще учитывать как доходы, так и расходы;
• хранение денег на расчетном счете упрощает расчеты с работниками, позволяет быстрее оплачивать счета, выставленные налоговыми органами и предусмотренные текущими договорами.

Возможные варианты инкассации

Существует три распространенных варианта транспортировки наличных денег с последующим зачислением на счет организации:

1. Самостоятельная доставка денег в финансовую организацию с последующим внесением средств на счет в банковской кассе. Возможна и самоинкассация, когда доставленные средства вносятся на счет организации через устройство самообслуживания (банкомат) с обязательным введением логина и пароля пользователя.
2. Запрос услуги в одной из служб инкассации, которая имеет нужную лицензию.
3. Просьба об оказании услуги инкассации в службе безопасности банка, в котором открыт расчетный счет. У всех крупных кредитно-финансовых организаций есть собственные службы инкассации. Новые банки нанимают для этой цели проверенных подрядчиков.

Кто допускается к проведению инкассации

Инкассаторские организации работают в соответствии с ФЗ РФ 395-1. К инкассации не допускаются сотрудники, не прошедшие обучение со сдачей выпускных испытаний. Экзамены подразумевают знание выпускником правовых основ, умение вести стрельбу из боевого оружия и хорошую физическую подготовку. Свою подготовку сотрудники охраны обязаны регулярно подтверждать, сдавая ежегодные экзамены.

Для инкассаторских выездов используются бронированные машины. Оружие, средства личной защиты и радиостанции инкассаторская группа получает только перед выездом, после прохождения служебного инструктажа, где оговариваются:

• строгое соблюдение графика вызовов;
• точное следование по маршруту;
• доставка вверенных ценностей по указанному адресу;
• корректное заполнение документации при передаче денег.

Обязанности инкассаторов

Помимо доставки наличных денег в финансовые организации, инкассаторская служба оказывает дополнительные услуги, в перечень которых входят:

• доставка важной документации, предметов, имеющих высокую ценность;
• получение наличных денег со счетов и доставка их из банков в компанию при возникновении такой необходимости;
• перевозка кредитных денег;
• изъятие денег из банкоматов;
• транспортировка финансов между подразделениями одной и той же компании.

Хотя инкассация в банке или магазине предполагает строгое соблюдение мер защиты, риски утраты перевозимых денежных средств нельзя исключить полностью. Редко, но случаются нападения на инкассаторские машины, крупные дорожные аварии, в результате чего автомобиль сгорает вместе с транспортируемым грузом. 

Но даже при форс-мажорах ответственность за сохранность материальных средств остается на бригаде инкассаторов, которые приняли их для транспортировки. Поэтому инкассаторские службы, как правило, сотрудничают со страховыми компаниями, а, значит, заказчик услуг в любом случае получает инкассируемые средства.

Требования к проведению инкассации

Инкассаторы несут ответственность за охрану денежных средств, принятых ими, но и отправитель обязан соблюдать ряд пунктов, оговоренных в договоре взаимодействия:

• Обеспечить подъезд инкассаторского автомобиля непосредственно к двери пункта, откуда нужно забрать наличные средства, или хотя бы к запасному выходу.
• Позаботиться о свободном и быстром перемещении сотрудников инкассаторской службы по объекту. Инкассаторов должен сопровождать штатный охранник, а если таковой не предусмотрен — другой уполномоченный работник магазина.
• Качественное освещение всего пути следования от кассы до инкассаторского автомобиля.

Помещение кассы оборудуется дверью, надежно закрываемой изнутри. При отсутствии такой возможности на время передачи финансов инкассаторам работа магазина приостанавливается.

Особенности проведения инкассации

Инкассация наличных денежных средств проводится со строгим выполнением требований законодательства. Все установленные правила соблюдаются неукоснительно. Услугами инкассации могут пользоваться как компании, так и физлица, но в каждом случае заключается договор об оказании инкассаторских услуг, который подписывается двумя или тремя сторонами.

Двусторонний договор заключается, если клиент прибегает к услугам инкассаторской службы банка, в котором открыт счет. Если клиент решит обратиться к сторонним инкассаторам, то договор подписывают три стороны, а инкассаторская служба отвечает только за безопасную доставку денег.

Требования к помещению для передачи финансов

Главное условие — деньги передаются инкассаторам только в запертом изнутри помещении. Оно должно быть подготовлено заранее, до прибытия сотрудников службы на объект.

Правила упаковки наличных денег

Большие суммы наличных денег перевозят в специальных сумках — их предоставляет банк или инкассаторская служба. Если наличных относительно немного, их кладут в прочные пластиковые сейф-пакеты, которые затем заклеивают. Вскрыть такой пакет, не повредив его, не получится. Принимая наличные, работники банка проверяют, цела ли упаковка.

Порядок проведения инкассации

Принимая деньги для перевозки, инкассаторы не пересчитывают их, ограничиваясь проверкой сопроводительной документации. Упаковкой денежных средств, заполнением бумаг занимается кассир или работник бухгалтерии. Если сотрудник инкассаторской службы найдет в документации ошибку, деньги для транспортировки приняты не будут, но вызов бригады организации придется оплатить.

Порядок действий кассира при подготовке к инкассации:

• Связаться по телефону с инкассаторской службой для уточнения фамилии, имени и отчества сотрудника, уполномоченного принять финансовые средства.
• Заполнить сопроводительную документацию. 
• Пересчитать деньги, подлежащие инкассации, распределить их по номиналам и разложить в сумки (сейф-пакеты). Препроводительная ведомость укладывается туда же. Монеты ссыпаются в обычный полиэтиленовый пакет.
• При прибытии инкассатора проверить соответствие паспортных данных и наличии доверенности на транспортировку денег.
• Вручить инкассатору накладную и один экземпляр квитанции, подтверждающей передачу денежных средств. Вторая квитанция с подписью инкассатора остается в бухгалтерии и помещается в дело.

Документы заверяются печатями организаций и подписями лиц, которые представляют принимающую и передающую сторону. При правильном выполнении процедура передачи денег инкассаторам занимает не более 15–20 минут. Установленная в помещении система видеонаблюдения позволит обеспечить дополнительный контроль.  Воспользовавшись услугой инкассации, организация, передающая средства, минимизирует риски — бригада инкассаторов, принявшая деньги, несет за них ответственность до момента сдачи работникам банка.